Descubra porque não confiar em documentos físicos
- São mais difíceis de localizar
- Alto custo de logística e guarda física
-
Risco de perda dos documentos
Perda natural, incêndios, pragas, enchentes - Dificuldade na obtenção de indicadores baseados nos documentos
- Falta de acesso imediato às informações armazenadas em meio físico para tomada de decisões
- Baixo nível de segurança da informação e controle de acesso aos documentos (LGPD) por pessoas não autorizadas
- Longo prazo para digitalização e dificuldades de classificação e indexação com scanners de pequeno porte e manualmente
Solucione seu problema com a digitalização
Ter um monte de papéis e documentos em arquivos acaba dificultando
a busca por informações importantes, tornando todo o trabalho lento e ineficiente.
Digitalize agora mesmo e acabe com o problema!
Documentos físicos
Horas perdidas procurando o que você precisa
Corre risco de perder documentos importantes
Processos mais confusos e desorganizados
Alto consumo de papéis para impressão
Precisa de muito
espaço de armazenamento
Documentos digitalizados
Acha tudo o que precisa em poucos cliques
Tem tudo sempre à disposição e pode fazer backup
Muitos mais organização para a sua empresa
Mais sustentável, por dispensar o uso exacerbado de papel
Você não gasta mais espaço com arquivos dentro da empresa
A Trust Image te ajuda a se tornar digital
Aqui na Trust Image, te ajudamos a contornar esse problema a partir da digitalização de todos os documentos importantes para manter o andamento dos seus processos.
E fazemos isso com a ajuda de uma tecnologia que você só encontra aqui.
Contamos com os scanners de documentos mais rápidos e inteligentes do mundo.
Fazemos a classificação e extração das informações de cada página em tempo real de captura através de reconhecimento ótico de caracteres (OCR).
Clique no botão abaixo para digitalizar os documentos da sua empresa!
Como funciona nosso trabalho
Entrada/Recepção
- Registro do recebimento dos lotes de documentos via sistema com identificação de quem recebeu e quando recebeu para início da trilha de rastreabilidade;
- Geração de indicadores de volumetria diária de recebimento;
PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS
- Higienização dos documentos com a remoção de objetos metálicos e sujidades
- Controle do tempo de preparação para geração de indicadores em tempo real
- Preparação otimizada para digitalização em scanners IBML, com documentos de tamanhos e gramaturas variadas e alinhamento à esquerda
- Sem obrigatoriedade de uso de páginas separadoras
- Sem necessidade de conhecimento do preparador sobre os tipos documentais (inteligência de separação e classificação realizada pelo hardware na etapa seguinte)
- Agilidade para onboard de novas operações, baixo esforço de capacitação das pessoas envolvidas no processo de preparação
Captura
(DIGITALIZAÇÃO INTELIGENTE)
- Velocidade!
- Utilizamos os scanners mais rápidos do mundo para processar seus documentos capturando imagens coloridas e preto e branco simultaneamente em até 730 páginas por minuto
- Inteligente!
- Ensinamos nossos scanners a reconhecer seus tipos documentais e assim ele “aprende” e passa a classificar seus documentos de forma automática, eliminando o risco humano de uma classificação incorreta
- Extração de dados!
- Em tempo real de captura os scanners IBML podem extrair informações por OCR/ICR, verificar a marcação de campos OMR, verificar a presença de assinaturas, ler códigos de barras (1D e 2D) e muito mais. Com regras de negócio personalizadas para cada tipo de documento podemos tomar ações de auditoria como a separação física ou a marcação daquele documento quanto a falta de uma informação ou assinatura esperada
- Separação física!
- Uma vez identificado o tipo de documento, nossos scanners podem tomar ações de separação física conforme as regras de negócio do cliente, já estando prontos, indexados e organizados para sua destinação final
- Mais segurança da informação!
- Com menos scanners e pessoas manipulando os documentos e informações da sua empresa
- Indicadores!
- Ao final da digitalização temos vários indicadores em tempo real. Volumetria, quantidade de documentos por tipo, tempo médio de processamento, número de inconsistências nos processos auditados (por campo), e muito mais.
CONTROLE DE QUALIDADE
- Os scanners IBML produzem a melhor imagem de saída possível de cada página do seu documento com uso das tecnologias exclusivas DynamicTIFF e iQPRO, mesmo assim fazemos uma avaliação de cada imagem gerada após a digitalização para garantir que seu documento digital seja o mais fiel ao original possível
- Com o Processamento Inteligente de Documentos (IDP), nossos índices de extração automatizada de dados são superiores a 95% em acervos contemporâneos, desta forma o controle de qualidade atua no tratamento exclusivo das exceções da indexação
- Mais indicadores! Ao final desta etapa temos ainda mais informações para geração de indicadores sobre seus documentos como quantos documentos tiveram dados inconsistentes ou faltantes, o volume de campos extraídos, os principais ofensores do processo de extração automatizada de dados, e muito mais.
CONTROLE DE DESTINAÇÃO FINAL
- Após a digitalização, os documentos já estarão separados, catalogados e organizados para sua destinação final conforme as regras de negócio definidas. Basta pegar dos bolsos do scanner e enviar para a destinação desejada
- Para guarda, fazemos o embalamento a vácuo e a organização dos lotes de seus documentos, deixando-os protegidos por muito mais tempo, além de proporcionar até 30% a mais de aproveitamento das suas caixas de guarda
- Para o descarte seguro, geramos o relatório de todos os documentos destinados ao descarte e aguardamos a liberação do cliente para realizar a trituração e descarte
Vantagens da digitalização com a Trust Image
Todas as etapas são controladas via sistema TRUST CONTROL, com a geração de indicadores em tempo real para você acompanhar a conversão dos seus documentos passo-a-passo e já poder acessá-los imediatamente
Alta rastreabilidade durante todo processo, permitindo que a qualquer tempo possa ser solicitada a urgência de processamento de um determinado documento no trâmite, possibilitando seu acesso em alguns instantes após a solicitação
D+0! Seus documentos são processados e disponibilizados para consulta em seus sistemas de gestão ou no WEBGED® no mesmo dia.
Documentos gerados em formato PDF/A pesquisáveis, em conformidade com os padrões internacionais de arquivística digital
Fazemos a integração para qualquer sistema de gestão através de nossas APIs
Arquivos certificados com Assinatura Digital Qualificada nos padrões da ICP-Brasil com ou sem carimbo de tempo
Confira porque escolher a Trust Image
Modelo tradicional
- Trabalho tedioso e intensivo na preparação com preocupação de alinhamento centralizado dos documentos
- Necessidade de inclusão de páginas separadoras pelos preparadores para classificação dos documentos digitais; Com alto índice de erros de classificação
- Validação de dossiês e informações obrigatórias manualmente
- Necessidade de capacitação dos preparadores quanto aos tipos documentais e regras de negócio do cliente; Quando um colaborador sai novo treinamento deve ser ministrado reduzindo a produtividade e aumentando a chance de erros de classificação e separação dos documentos
- Múltiplos equipamentos para digitalização de grandes volumes: menos segurança, velocidade limitada, alto custo de manutenção, mais operadores, necessidade de mais espaço físico, móveis, computadores, etc
- Controle de qualidade, classificação e indexação manual. Maior incidência de erros humanos, necessidade de conhecimento do negócio para classificação dos tipos documentais pelos operadores
- Alto risco de compliance comprometido. Baixa rastreabilidade e muitas pessoas com acesso à informação
Modelo Trust
- Preparação otimizada com alinhamento à esquerda e uso de equipamentos próprios para alinhamento pré-digitalização (joggers)
- Sem necessidade de uso de páginas separadoras! O scanner conhece os documentos e os classifica automaticamente
- Scanner identifica os tipos de documentos obrigatórios da transação bem como dados obrigatórios faltantes e separa para análise de controle de qualidade
- Regras do negócio configuradas para processamento pelo scanner! Quanto mais documentos processar mais preciso será
- Menor número de scanners, mais rápidos do mundo! Mais segurança com softwares 100% auditáveis, menos operadores, menor custo operacional, menos espaço físico para operação, menos móveis, menos computadores
- Processamento Inteligente de Documentos (IDP), classificação por Inteligência Artificial (IA), extração de dados automática por Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) e Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR) manuscritos inclusive letras cursivas
- Alta rastreabilidade do processo de ponta-a-ponta, poucas pessoas e sempre identificadas ao manipular cada documento.
Clique no botão abaixo para digitalizar os documentos da sua empresa!
Entre em contato com a nossa Equipe e diga adeus à dor de cabeça dos documentos de papel!
Deixe os papéis no passado e invista em um futuro de agilidade, segurança e organização.
Preencha com os seus dados, em breve um de nossos consultores entrará em contato com você!
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